Ein Patientenaufrufsystem ruft, informiert und steuert Patienten digital durch den nächsten Prozessschritt. Es macht Wartebereiche transparenter, reduziert Unsicherheit und unterstützt einen geordneten Ablauf.
Technisch ist ein Patientenaufrufsystem eine Kombination aus Anmeldung, Warteschlangenverwaltung und Ausgabe: Der Patient erhält bei der Ankunft eine Wartenummer, das Personal ruft ihn vom Arbeitsplatz aus auf, und der Aufruf erscheint sichtbar auf einem Monitor im Wartebereich sowie hörbar über einen Signalton oder eine Sprachansage. Manche Systeme benachrichtigen zusätzlich per App, SMS oder Pager.
Für Kliniken gelten dabei andere Anforderungen als für Arztpraxen. In einer Praxis endet der Weg meist nach einem Aufruf. Im Krankenhaus durchläuft ein Patient häufig mehrere Stationen – Anmeldung, Labor, Radiologie, Funktionsdiagnostik, Sprechstunde – über verschiedene Wartebereiche und Fachabteilungen hinweg. Ein Aufrufsystem muss diese Kette abbilden, an das Krankenhausinformationssystem (KIS) angebunden sein und über Jahre hinweg skalieren. Dieser Leitfaden beschreibt Funktionen, Wirkung auf Wartezeiten, Auswahlkriterien, Kosten und die rechtliche Lage.
Ein Patientenaufrufsystem ist ein digitales System, das wartende Patienten erfasst, in eine nachvollziehbare Reihenfolge bringt und zum richtigen Zeitpunkt zum richtigen Ort ruft. Der Ablauf folgt in fast allen Häusern demselben Muster: Der Patient meldet sich am Terminal oder an der Aufnahme an und erhält eine anonyme Wartenummer, etwa als gedruckte Wartemarke, als Karte oder auf dem Smartphone.
Die Software ordnet ihn einer Warteschlange zu – pro Aufrufziel, pro Funktionsstelle oder pro Fachabteilung. Das Personal sieht diese Warteschlange am Bildschirm und ruft den nächsten Patienten per Klick auf. Der Aufruf wird auf einem Monitor im Wartebereich angezeigt und akustisch signalisiert. Nach dem Termin kann der Patient direkt an die nächste Station weitergeschickt werden, ohne erneut zur Anmeldung zu müssen.
Ein Wartezimmer-TV zeigt Inhalte an, steuert aber niemanden – es ist ein Ausgabekanal, kein Aufrufsystem. Ein Terminmanagement plant Kapazitäten im Voraus, weiß aber nicht, wer tatsächlich im Haus ist. Das Aufrufsystem schließt genau diese Lücke zwischen geplantem Termin und realem Aufenthalt und liefert damit die Echtzeitschicht des Patientenflusses.
Entscheidend sind fünf Funktionsgruppen: ein eindeutiger Aufruf ohne Namensnennung, barrierearme Ausgabe über mindestens zwei Sinne, Steuerungsfunktionen für den Alltag, die Abbildung mehrstufiger Wege und die Anbindung an die bestehende IT-Landschaft. Alles darüber hinaus ist nützlich, aber nicht entscheidungsrelevant. Wichtig für Kliniken ist vor allem, dass das System den Ausnahmefall beherrscht: Ein Patient wird zurückgestellt, weil die Aufnahmeunterlagen fehlen, und später erneut aufgerufen. Ein Patient kommt ohne Termin und muss eingereiht werden. Zwei Mitarbeiter öffnen gleichzeitig denselben Vorgang. Ein Behandlungsraum ist noch belegt, als der nächste Aufruf ansteht. Systeme, die nur den Normalfall abbilden, erzeugen im Alltag zusätzliche Arbeit statt Entlastung – und genau daran scheitern Einführungen, nicht an der Displaytechnik.
Der anonyme Aufruf über eine Wartenummer ist der Standard, an dem sich alles andere messen lassen muss. Er verhindert, dass Mitwartende Namen einer Person und damit einer Fachabteilung zuordnen können – in der Onkologie, der Psychiatrie oder der Infektiologie ein erheblicher Unterschied. Zugleich ist er eindeutiger als der Zuruf über den Flur und reduziert Verwechslungen und missverstandene Aufrufe.
Aufrufsteuerung in Patient Calling: Das Personal sieht die Warteschlange und ruft per Klick auf.
Auch die Darstellung entscheidet mit: Ein Pfeil zwischen Aufrufnummer und Raum wird in der Praxis schnell als Richtungsangabe gelesen. Stehen Nummer und Raum klar getrennt nebeneinander, etwa in einer Tabelle, gehen weniger Patienten in die falsche Richtung.
Ein Aufruf, der nur auf dem Monitor erscheint, erreicht sehbeeinträchtigte Patienten nicht; ein rein akustischer Aufruf erreicht hörbeeinträchtigte Patienten nicht. Die Kombination aus beidem ist die praktische Umsetzung des Zwei-Sinne-Prinzips. Mehrsprachige Oberflächen am Anmeldeterminal wirken zusätzlich direkt auf die Anmeldung: Jede Rückfrage, die nicht gestellt wird, ist gewonnene Zeit am Empfang.
Die Integration entscheidet über den Nutzen. Ohne Anbindung pflegt das Personal Patienten doppelt – einmal im KIS, einmal im Aufrufsystem. Fragen Sie deshalb konkret nach unterstützten Standards wie HL7 und FHIR, nach Referenzinstallationen mit Ihrem KIS-Hersteller und danach, wer die Schnittstelle betreibt und pflegt.
Ein Aufrufsystem verkürzt Wartezeiten auf zwei getrennten Wegen, die im Marketing oft vermischt werden. Die reale Wartezeit sinkt, weil Leerlauf zwischen zwei Patienten verschwindet: Das Personal muss niemanden suchen, keine Namen rufen und keine Reihenfolge aus Gedächtnis oder Papierliste rekonstruieren. Termine und bisherige Wartezeiten sind am Arbeitsplatz sichtbar, und Patienten werden mit einem Klick an die nächste Station weitergeschickt, statt dort erneut anstehen zu müssen. Die gefühlte Wartezeit sinkt, weil Unsicherheit wegfällt: Wer seine Position kennt und sieht, dass sich die Nummern bewegen, erlebt dieselbe Zeitspanne als kürzer und beschwert sich seltener. Beides zusammen entlastet die Anmeldung, weil ein großer Teil der Rückfragen am Tresen schlicht die Frage ist, wann man drankommt.
Der größte Hebel liegt selten im Aufruf selbst, sondern in den Übergängen: zwischen Anmeldung und erster Station, zwischen zwei Funktionsstellen und zwischen Wartebereich und Behandlungsraum. Jeder dieser Übergänge kostet ohne digitale Steuerung Suchzeit, Rückfragen und verpasste Aufrufe. Ein System, das Patienten ohne Umweg über die Anmeldung an die nächste Warteschlange übergibt, verkürzt genau diese Lücken.
Ein Aufrufsystem schafft keine zusätzliche Kapazität. Wenn zwei Ärzte 60 Patienten an einem Vormittag versorgen sollen, ändert kein Monitor etwas an dieser Rechnung. Was es leistet, ist Transparenz über die tatsächliche Auslastung – und damit die Datengrundlage, um Sprechstundenzeiten, Personaleinsatz und Terminraster zu korrigieren. Wer Wartezeiten dauerhaft senken will, braucht beides: das System und die Bereitschaft, die Auswertung anschließend auch zu nutzen.
Vergleichen Sie Anbieter nicht über Funktionslisten, sondern über Integration, Skalierbarkeit, Betrieb und Referenzen im Klinikumfeld. Fast jedes System kann eine Nummer auf einen Bildschirm bringen. Der Unterschied zeigt sich, wenn ein zweites Gebäude dazukommt, wenn das KIS aktualisiert wird, wenn ein Terminal im Dauerbetrieb ausfällt oder wenn eine Fachabteilung einen abweichenden Ablauf braucht. Prüfen Sie deshalb, ob ein Anbieter Kliniken vergleichbarer Größe betreut oder überwiegend Arztpraxen und MVZ – Praxislösungen sind günstiger, stoßen aber bei mehrstufigen Wegen, Mandantentrennung und KIS-Anbindung schnell an Grenzen. Lassen Sie sich Referenzen nennen, die Sie tatsächlich anrufen dürfen.
Kriterien für die Vorauswahl:
Die Kosten eines Patientenaufrufsystems entstehen in fünf Blöcken – Hardware, Softwarelizenz, Integration, Betrieb und interner Aufwand –, und der größte Posten ist im Klinikumfeld selten die Hardware, sondern die Integration. Seriöse Preisangaben setzen deshalb eine Prozessaufnahme voraus: Ausschlaggebend sind die Zahl der Aufrufziele, Wartebereiche und Standorte, nicht die Zahl der Betten. Für Arztpraxen existieren Komplettpakete im niedrigen vierstelligen Bereich; Klinikprojekte liegen darüber, weil Schnittstellen, Mandantenfähigkeit und Rollout hinzukommen. Rechtlich sind drei Themen relevant: der Datenschutz beim Aufruf selbst, die Barrierefreiheit der eingesetzten Geräte und die Frage, ob das System als Medizinprodukt einzustufen ist. Hinzu kommt die Förderlogik des Krankenhauszukunftsgesetzes.
Statt pauschaler Einsparversprechen hilft eine einfache Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen: (Minuten pro Aufruf und Suchvorgang) × (Aufrufe pro Tag) × (Arbeitstage) × (interner Personalkostensatz). Rechnen Sie zusätzlich die Zeit ein, die am Empfang für Rückfragen zum Wartestand aufgewendet wird, sowie die Termine, die wegen verpasster Aufrufe verschoben werden. Wenn ein Anbieter Ihnen eine Amortisationsdauer nennt, ohne diese Größen bei Ihnen erhoben zu haben, ist die Zahl nicht belastbar.
Die Aufsichtsbehörden bewerten den namentlichen Aufruf unterschiedlich. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hält ihn für eine sozial- und grundrechtsadäquate Praxis, an der die DSGVO nichts geändert habe. Das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland hält ein Verbot in seinem Tätigkeitsbericht ebenfalls für eine zu weitgehende Auslegung, mahnt aber Sensibilität in besonders sensiblen Fachbereichen an und verlangt, entgegenstehende Wünsche von Patienten zu berücksichtigen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt sieht dagegen keine Erforderlichkeit für die Namensnennung, weil der Aufruf in der Regel auch über Wartemarken möglich ist.
Für Kliniken folgt daraus eine pragmatische Linie: Der anonyme Aufruf ist der rechtssicherere Weg, weil er die Abwägung gar nicht erst nötig macht. Wer namentlich aufruft, sollte dies zumindest in sensiblen Bereichen vermeiden, Widersprüche einzelner Patienten dokumentiert berücksichtigen und Diagnosen niemals im Empfangs- oder Wartebereich besprechen. Neben der DSGVO sind dabei die ärztliche Schweigepflicht und das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I zu beachten. Klären Sie außerdem die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, wenn der Anbieter Fernwartung leistet oder Komponenten in der Cloud betreibt, und legen Sie Löschfristen für Wartedaten fest.
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025. Es verpflichtet Hersteller, Händler und Dienstleistungserbringer, die in § 1 BFSG abschließend aufgezählten Produkte und Dienstleistungen barrierefrei anzubieten – dazu zählen etwa Zahlungsterminals, Geldautomaten und Fahrausweisautomaten. Die Krankenhausbehandlung selbst gehört nicht zu den dort genannten Dienstleistungen, ein Anmeldeterminal fällt also nicht automatisch unter das Gesetz. Für Selbstbedienungsterminals, die vor dem Stichtag rechtmäßig eingesetzt wurden, sieht § 38 BFSG zudem eine verlängerte Übergangsregelung vor.
Lassen Sie den Einzelfall dennoch prüfen: Bezahlfunktionen, Websites und Apps können sehr wohl erfasst sein, und Häuser in öffentlicher Trägerschaft unterliegen ohnehin den Anforderungen aus Behindertengleichstellungsrecht und BITV. Unabhängig von der Rechtslage bleibt Barrierefreiheit ein Auswahlkriterium: Ein Aufruf, den ein Teil Ihrer Patienten nicht wahrnehmen kann, erzeugt genau die Rückfragen, die Sie vermeiden wollten.
Ein reines Aufrufsystem verfolgt keine medizinische Zweckbestimmung und ist damit in der Regel kein Medizinprodukt im Sinne der MDR. Sobald Funktionen zur Patientenidentifikation im Behandlungsprozess oder zur Verifikation einer Behandlung hinzukommen, ändert sich diese Bewertung. Lassen Sie sich die Zweckbestimmung vom Hersteller schriftlich bestätigen, bevor Sie das System in sicherheitsrelevante Abläufe einbinden.
Ein Aufrufsystem ist kein eigener Fördertatbestand. Förderfähig war es als Baustein von Fördertatbestand 2 – Patientenportale mit digitalem Aufnahme-, Entlass- und Überleitungsmanagement nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 KHSFV. Neue Anträge sind nicht mehr möglich; heute geht es um Umsetzung, Nachweisführung und Anschlussfinanzierung aus dem Investitionsbudget. Relevant bleibt der Zusammenhang mit den Abschlägen auf die DRG-Erlöse für Häuser, die die geforderten digitalen Dienste nicht nachweisen können – die konkrete Nachweislage gehört in die Abstimmung zwischen IT, Medizincontrolling und Geschäftsführung.
Der Patientenaufruf ist bei OPASCA kein Einzelprodukt, sondern Teil der Workflow Suite InClinic für das digitale Patientenmanagement. Patienten melden sich am Welcome Terminal an und erhalten eine anonyme Wartenummer. Mit Patient Calling Web InClinic 2.0 rufen Ihre Mitarbeiter sie über die überarbeitete Aufrufsteuerung auf – auf Wunsch direkt an den eigenen Platz –, stellen zurück, rufen erneut auf oder schicken gezielt an die nächste Station weiter. Auf dem Information Board erscheint der Aufruf groß eingeblendet, mit Gong und optionaler Sprachausgabe; zwischen den Aufrufen zeigt Infotainment 2.0 aktuelle Hinweise, Lauftexte und auf Wunsch die Wartezeit. Bereiche, Warteschlangen, Wartebereiche, Benutzer und Bildschirminhalte konfigurieren Sie zentral im Administration Center. Der Datenaustausch mit Ihrem KIS erfolgt standardisiert über HL7, die Module lassen sich einzeln einführen und später erweitern.
Mit dem aktuellen Release haben wir die Aufrufsteuerung umfassend weiterentwickelt:
Ansicht für Mitarbeitende: aufgerufene Patienten mit ‚Mein Standort’
Wie das in einem großen Haus aussieht, zeigt das Referenzprojekt am Katharinenhospital Stuttgart: Patienten melden sich dort am Welcome Terminal an, werden über Information Boards aufgerufen und checken in den Fachbereichen mit dem QR-Code auf ihrem Patient Pass am CheckIn Terminal ein. Wenn Sie den Schritt davor betrachten, lesen Sie, wie die digitale Patientenaufnahme die Anmeldung entlastet. Warte- und Bearbeitungszeiten machen Sie mit dem Registration Statistics Dashboard sichtbar, und wie schnell sich die Investition für Ihr Haus rechnet, zeigt der Amortisations-Kalkulator.
Demo vereinbaren – wir zeigen Ihnen das Patientenaufrufsystem anhand Ihrer eigenen Abläufe.
Ein Patientenaufrufsystem ist eine digitale Lösung, die wartende Patienten erfasst, in eine nachvollziehbare Reihenfolge bringt und zum nächsten Prozessschritt ruft. Der Patient erhält bei der Anmeldung eine anonyme Wartenummer. Das Personal ruft ihn vom Arbeitsplatz aus auf, der Aufruf erscheint auf einem Monitor im Wartebereich und wird akustisch signalisiert. Anschließend schickt das Personal den Patienten an die nächste Station weiter, ohne dass er erneut zur Anmeldung muss.
Zum Standard gehören der anonyme Aufruf über Wartenummern, die gleichzeitig visuelle und akustische Ausgabe, das Zurückstellen und erneute Aufrufen einzelner Patienten, die Weiterleitung über mehrere Stationen sowie die Anbindung an das KIS. Häufige Ergänzungen sind mehrsprachige Patientenoberflächen, eine zentrale Konfiguration durch die Klinik, Benachrichtigung per App oder SMS, Infotainment auf den Monitoren und Auswertungen zu Warte- und Durchlaufzeiten.
Es wirkt auf zwei Ebenen. Real sinkt die Wartezeit, weil Suchzeiten und Leerlauf zwischen zwei Patienten entfallen und Patienten ohne Umweg über die Anmeldung an die nächste Station weitergeschickt werden. Gefühlt sinkt sie, weil Patienten ihre Position kennen und den Fortschritt sehen. Zusätzliche Behandlungskapazität schafft ein Aufrufsystem nicht – es liefert aber die Daten, um Terminraster und Personaleinsatz zu korrigieren.
Die Kosten setzen sich aus Hardware, Softwarelizenz, Integration, Betrieb und internem Aufwand zusammen. Preistreiber im Krankenhaus ist die Zahl der Aufrufziele, Wartebereiche und Standorte sowie die Anbindung an das KIS, nicht die Bettenzahl. Für Arztpraxen gibt es Komplettpakete im niedrigen vierstelligen Bereich; Klinikprojekte werden individuell kalkuliert und setzen eine Prozessaufnahme voraus.
Relevant sind DSGVO, ärztliche Schweigepflicht und das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I. Der anonyme Aufruf über Wartenummern ist der rechtssicherere Weg, da die Aufsichtsbehörden den namentlichen Aufruf unterschiedlich bewerten. Hinzu kommen die Prüfung der Barrierefreiheitsanforderungen nach BFSG im Einzelfall, die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bei Fernwartung oder Cloud-Betrieb sowie die Frage der Zweckbestimmung nach MDR.
Über den Autor: Julia Herb – Product Managerin
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